La contabilidad es el corazón financiero de cualquier pequeña y mediana empresa (PYME). Como bien lo sabe Roncero, asesoría contable Aldaia, sin un registro correcto de ingresos, gastos y obligaciones fiscales, tu negocio puede enfrentarse a graves sanciones, problemas de liquidez y, lo más crítico, a la toma de decisiones equivocadas basadas en información financiera distorsionada.
En este post ampliamos los errores contables más comunes que cometen los nuevos emprendedores y explicamos las estrategias clave para prevenirlos y asegurar la prosperidad de tu empresa.
El error fundamental: mezclar finanzas personales y empresariales
Este es el error más habitual y la principal fuente de desorden en cualquier negocio pequeño que apenas inicia. Utilizar una única cuenta bancaria para pagar tanto gastos de la vida personal como las compras de material de oficina o los pagos a proveedores, nubla completamente la imagen real de la rentabilidad del negocio. Imposibilita la correcta auditoría interna y complica enormemente las inspecciones fiscales.
¿Qué recomienda Roncero, asesoría contable Aldaia como estrategia de prevención? La solución es simple y obligatoria:
- Abrir de inmediato una cuenta bancaria exclusivamente profesional. Esta cuenta debe ser el único canal por donde circulen los ingresos y los gastos de la PYME. El emprendedor debe fijarse un sueldo fijo o una retribución de administrador y transferir únicamente ese monto a su cuenta personal. Mantener esta separación es la base de un sistema contable sano.
Documentación insuficiente y clasificación incorrecta de gastos
Muchos emprendedores, por desconocimiento o por la prisa del día a día, no exigen la documentación correcta o no saben diferenciar qué gastos son deducibles a efectos fiscales (para el IVA o el Impuesto sobre la Renta/Sociedades) y cuáles no. Roncero, asesoría contable Aldaia sabe que esto conlleva el riesgo de aplicar deducciones indebidas o, peor aún, de no deducir gastos legítimos.
¿Cuál es la estrategia de prevención a aplicar? Es crucial exigir a los proveedores facturas completas y no tickets simplificados, ya que solo la factura completa permite la deducción fiscal.
Además, recuerda que todo gasto deducible debe cumplir el Criterio de Afectación, es decir, debe estar relacionado directa y exclusivamente con la actividad económica de la PYME. Finalmente, clasificar cada operación en la cuenta contable correcta (compras, servicios exteriores, gastos de personal) desde el primer momento es vital para generar estados financieros coherentes.
No registrar todas las operaciones o el olvido del principio de devengo
Olvidar apuntar ingresos o gastos de forma sistemática provoca discrepancias contables. Sin embargo, un error contable de fondo es ignorar el principio contable de devengo. Este principio establece que la contabilidad debe registrar los ingresos y gastos en el momento en que ocurren (se genera la obligación de pago o cobro), y no cuando se produce el movimiento de efectivo.
El consejo para esta situación es la automatización como la herramienta más eficaz. Implementar un software de contabilidad para PYMES que registre automáticamente las facturas emitidas y recibidas es lo más adecuado para cualquier pequeña o mediana empresa.
Este hábito debe complementarse con la conciliación bancaria mensual. Conciliar implica revisar sistemáticamente el extracto bancario y verificar que cada movimiento de dinero tiene su correspondiente asiento contable, reduciendo significativamente los errores y asegurando la visión precisa de las obligaciones pendientes.
Falta de control de inventarios y la subestimación de activos fijos como otro error detectado por Roncero, asesoría contable Aldaia
Para las empresas que venden productos, el inventario es un activo vital. Un mal control puede inflar o desinflar artificialmente los costes y las ganancias, afectando directamente al resultado final y a la valoración real del negocio. Por otro lado, un error frecuente es registrar los activos fijos (maquinaria, equipos) como un gasto inmediato.
¿Qué aplicar en estos casos? Implementar un sistema de control de inventario es fundamental para valorar correctamente las existencias. Es necesario registrar las compras en la cuenta de existencias y trasladar el coste de la mercancía vendida solo en el momento de la venta. En cuanto a las inversiones de larga duración, hay que registrarlas como activos inmovilizados. No son un gasto total en el primer mes, sino una inversión que se consume lentamente a través de la depreciación.
Confundir liquidez con rentabilidad: la trampa del flujo de caja
Un error muy común al inicio es asumir que tener dinero en la cuenta bancaria significa que el negocio es rentable. La liquidez mide la capacidad de la PYME para afrontar sus pagos inmediatos. La rentabilidad se calcula a través de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, y determina si los ingresos superan a los gastos en un periodo.
El consejo de Roncero, asesoría contable Aldaia es operar basándose únicamente en el saldo bancario es una práctica peligrosa. Es imperativo acostumbrarse a revisar los Estados Financieros completos. Solo revisando el Balance y la Cuenta de Resultados se sabrá si la actividad está generando riqueza real o si el efectivo presente es temporal y en realidad está ocultando deudas u obligaciones futuras.
Desconocimiento de la depreciación y su impacto fiscal
La depreciación es un concepto contable esencial que a menudo se ignora. Cuando una PYME compra un activo duradero, se espera que este genere ingresos durante varios años. La depreciación es el método para asignar una parte del coste de ese activo a cada ejercicio económico en el que se utiliza.
¿Impacto y solución? Si no se registra la depreciación, la ganancia operativa de la empresa parece artificialmente más alta. Más importante aún, la depreciación es un gasto deducible legalmente aceptado que reduce la base imponible del Impuesto de Sociedades o IRPF. No registrarla es pagar más impuestos de forma innecesaria. El emprendedor debe trabajar con su asesor para establecer las tablas de amortización y distribuir correctamente el coste de las inversiones a lo largo de su vida útil.
Olvidar o retrasar las obligaciones fiscales y contables como otro factor que detecta Roncero, asesoría contable Aldaia
Las multas por retraso en la presentación de modelos de impuestos son un coste totalmente evitable que afecta la solvencia. La falta de control en los plazos es una debilidad administrativa grave.
La solución es crear y seguir un calendario fiscal y contable detallado con todas las fechas de presentación y pago de impuestos propias de la actividad. La mejor inversión para un emprendedor con poco tiempo es delegar en una asesoría profesional. Un buen asesor no solo asegura el cumplimiento de las fechas y normativas, sino que optimiza la carga fiscal y evita que la PYME incurra en costosos errores legales.
¿Necesitas asesoría para una gestión contable fiable de tu PYME? En Roncero Asesoría Contable podemos ayudarte a implementar las mejores prácticas, asegurar el cumplimiento de todas tus obligaciones fiscales y guiarte para que tu contabilidad sea un verdadero motor de éxito para tu negocio.
